C'est le dernier poste dans une série en quatre parties sur l'exécution d'une unconference de edcamp. Vous pouvez trouver des liens vers les messages précédents à la fin de ce post.
Une fois que vous avez pris soin de toutes les choses importantes comme la sécurisation d'un lieu, trouver le parrainage et l'assemblage d'une équipe, il y a beaucoup de petits détails pour prendre soin de. Certains d'entre eux peut être accompli plus tôt dans le jeu et certains peuvent être laissés à la dernière minute.
Faire un site web
Une fois que vous êtes sûr que votre événement se produira, il est logique de construire un site web simple pour commencer la publicité et passer le mot sur votre événement. Vous pouvez utiliser un modèle Wordpress simple comme le site Philly de edcamp ou tout autre site constructeur vous vous sentez à l'aise. Vous pouvez contacter l'un des edcamp Philly organisateurs au sujet de rejoindre le domaine de edcamp.net.
Vous pouvez également utiliser votre site pour présenter les participants et les sponsors ainsi que l'hôte du calendrier et de l'information pour le jour de l'événement.
To Feed ou de ne pas nourrir
Une fois que vous avez satisfait vos coûts de base pour mettre sur l'événement, vous pouvez commencer à réfléchir pour savoir si vous avez suffisamment de fonds restants pour fournir le petit déjeuner et /ou déjeuner pour vos participants. Vous pouvez également rechercher des sponsors qui peuvent donner de la nourriture, tels que les cafés locaux ou restaurants. Nourrir vos participants est pas nécessaire, mais il est toujours agréable d'avoir du café et des choses à grignoter avant une longue journée de conversation.
Live Streaming
Certains edcamps ont fourni des flux en direct des sessions en mettant en place des chambres avec des équipements de streaming. D'autres ont eu les participants en cours d'exécution en direct UStream se nourrit de sessions. Ceci est toujours bien agréable pour ceux qui veulent y assister de loin.
De nombreux participants de edcamp Utiliser Twitter sont tweeters prolifiques. Il est sage de créer un compte Twitter pour votre événement (à savoir @edcampphilly ou @edcampnyc) pour diffuser des mises à jour. Vous devez également décider ce que le hashtag officiel pour la conférence sera de sorte qu'il est facile de suivre les conversations de backchannel lors de l'événement.
Accessorizing
De nombreux edcamps ont t-shirts et vous voudrez peut-être investir dans des aiguillettes ou autres "butin" articles. Vous pouvez également solliciter ces de sponsors si elles peuvent leur fournir. Depuis edcamps sont des événements de base, ces sortes d'objets sont généralement inutiles, il est donc à l'équipe d'organisation, qu'ils soient présents ou non.
Faire un final Walkthrough
Si vous tenez votre événement dans un lieu avec lequel vous n'êtes pas familier, visiter l'emplacement quelques semaines avant de faire une visite virtuelle de chaque chambre pour étudier sa capacité et les équipements, ainsi que pour vérifier la distance de marche de stationnement, des restaurants et des transports en commun.
Le jour de l'événement, il est important d'avoir des signes pointant les gens dans la bonne direction. Si vous ne l'utilisez toutes les chambres, vous pouvez placer des panneaux en dehors des salles que vous allez utiliser pour les rendre plus faciles à localiser.
Création d'un conseil de planification
Le conseil d'ordonnancement doit être faite à l'avance, mais ne sera pas rempli jusqu'à ce que le matin de l'événement. Le conseil d'administration devrait avoir des tranches de temps sur la gauche et salle numéros le long du sommet. Les participants peuvent remplir une carte d'index ou un objet similaire avec leur titre de la session à placer dans un intervalle de temps. Si vous avez des chambres avec des équipements spéciaux comme des projecteurs ou la diffusion en direct, les étiqueter en tant que telle que les gens sachent ce que chaque chambre a à offrir.
Vous avez
Fun
La chose étonnante au sujet d'un edcamp est qu'il se dirige essentiellement. Depuis sessions sont gérées par les participants, il y a peu pour l'organisateur (s) à faire, sauf assurez-vous qu'ils se déplacent et surveiller que tout se déroule sans heurts.
Pour voir quel edcamp ressemble en action et entendre plus de participants, consultez cette vidéo par True Life Media:.
Ed Camp de True Life Media sur Vimeo
Voir les messages de edcamp précédents:
Première partie: An introduction to Edcamp
Deuxième partie: Prendre soin de la "Big Stuff"
Troisième partie: Financement un Edcamp
Blog de Mary Beth Hertz