Este es el mensaje final de una serie de cuatro partes sobre la ejecución de un unconference edcamp. Puede encontrar enlaces a las entradas anteriores al final de este post.
Una vez que haya tomado el cuidado de todas las cosas importantes como asegurar un lugar, la búsqueda de patrocinio y montaje de un equipo, hay un montón de detalles más pequeños para cuidar. Algunos de éstos se puede lograr antes en el juego y algunos se pueden dejar para el último momento.
Hacer una página web
Una vez que esté seguro de que su caso va a pasar, tiene sentido para construir un sitio web sencillo para comenzar la publicidad y difusión de la palabra acerca de su evento. Se puede utilizar un simple plantilla de Wordpress como el edcamp Filadelfia sitio o cualquier otro constructor de sitios que se sienta cómodo usando. Puede ponerse en contacto con uno de los organizadores de Filadelfia edcamp acerca de unirse al dominio edcamp.net.
También puede utilizar su sitio para mostrar a los asistentes y patrocinadores, así como el horario de acogida e información para el día del evento.
alimentar o no alimentar
Una vez que haya satisfecho sus costos básicos para poner en el evento, se puede empezar a pensar acerca de si usted tiene suficientes fondos sobrantes para proporcionar el desayuno y /o almuerzo para sus asistentes. También es posible que desee buscar patrocinadores que pueden donar alimentos, tales como cafeterías o restaurantes locales. Alimentar a los asistentes no es necesario, pero siempre es bueno tener un poco de café y cosas para picar antes de un largo día de conversación.
Transmisión en vivo
Algunas edcamps han proporcionado transmisiones en vivo de las sesiones mediante la creación de salas con equipos de transmisión. Otros han tenido los asistentes que se ejecutan en vivo UStream se alimenta de sesiones. Esto siempre es un buen toque para aquellos que quieran asistir a la distancia.
Uso de Twitter
Muchos de los asistentes edcamp son altavoces de agudos prolíficos. Es una buena idea para crear una cuenta de Twitter para su evento (es decir @edcampphilly o @edcampnyc) para transmitir actualizaciones. También debe decidir lo que el hashtag oficial de la conferencia será de modo que sea fácil de seguir las conversaciones por canales alternos durante el evento.
Accessorizing
Muchas edcamps tienen camisetas y es posible que desee invertir en cuerdas de seguridad u otros elementos "swag". También puede solicitar estos de patrocinadores si pueden proporcionarles. Desde edcamps son eventos comunitarios, este tipo de artículos son generalmente innecesarias, por lo que es hasta el equipo organizador si están presentes o no.
Hacer un recorrido final
Si usted está sosteniendo su evento en un lugar con el que no está familiarizado, puede visitar el lugar unas semanas antes de hacer un recorrido de cada habitación para estudiar su capacidad y comodidades, así como para comprobar la distancia de aparcamiento, restaurantes y transporte público.
En el día del evento, es importante contar con señales que indiquen la gente en la dirección correcta. Si no está utilizando todas las habitaciones, se puede colocar señales fuera de las habitaciones que va a utilizar para hacerlos más fáciles de localizar.
Crear un Tablero de Programación
La junta de programación se debe hacer antes de tiempo, pero no se llena hasta que la mañana del evento. El consejo debe tener ranuras de tiempo sobre los números de la izquierda y las habitaciones a lo largo de la parte superior. Los asistentes pueden llenar una tarjeta de índice o elemento similar con su título de la sesión para colocar en un intervalo de tiempo. Si tiene habitaciones con instalaciones especiales como proyectores o en vivo, etiquetarlos como tales para que la gente saber lo que cada habitación tiene que ofrecer.
Have Fun
Lo sorprendente de un edcamp es que básicamente funciona sola. Dado que las sesiones están a cargo de los asistentes, hay poco para el organizador (s) que hacer excepto asegurarse de que se están moviendo alrededor y monitoreo que todo está funcionando sin problemas.
Para ver lo que un edcamp se ve como en acción y escuchar más de los asistentes, echa un vistazo a este vídeo de True Life Media:.
Ed Campo de True Life Media en Vimeo
Ver los mensajes anteriores edcamp:
Primera parte: Una introducción a la Edcamp
Segunda parte: el cuidado de la "Big Stuff"
Tercera parte: Financiación un Edcamp
Blog de Mary Beth Hertz